Klausurarchivierung
Nach dem Rundschreiben des Bayrischen Staatsministeriums für Unterricht, Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 20.12.1993 sowie dem internen Rundschreiben der Zentralabteilung 1 vom 03.11.1998 sind Klausuren sowie Abschlussarbeiten und Prüfungsprotokolle grundsätzlich 5 Jahre aufzubewahren. Diese Regelung wird auch von der Übersicht der Datenschutzrechtskonformen Aufbewahrung von Unterlagen [PDF] an der Fakultät für Informatik (TUM) mit Stand vom 25.05.2018 bestätigt.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei nach RaPO §12(1) Satz 2 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem dem Studierenden das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt worden ist.
Die mit TUMexam erstellten Archivdatenträger, auf denen sich die mit TUMexam erstellten Scans der Prüfungen bzw. im Fall von Digitalkorrekturen entstehenden digitalen Originale befinden, sind nach Ansicht des Studierenden Service Zentrums (Zentrale Prüfungsangelegenheiten, Teamleitung am Campus Garching) auf Nachfrage unsererseits vom 23.09.2019 bei sachgerechter Aufbewahrung ausreichend, so dass die auf Papier befindlichen Originalunterlagen nach Abschluss einer Prüfungsperiode (d.h. nach Notenschluss) sachgerecht vernichtet werden können. Die Datenträger müssen dabei — äquivalent zu den Papierversionen — an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, so dass berechtigte Personen jederzeit über Zugriff auf die digitalen Unterlagen verfügen.
Da eine dauerhafte Speicherung von personenbezogenen Daten nach DSGVO und BayDSG-neu seit 25.05.2018 nicht mehr zulässig ist, sind die mit TUMexam erstellten Archivdatenträger nach Ablauf der oben genannten Frist hinsichtlich des Datenschutzes fachgerecht zu entsorgen, d.h. in einem dafür geeigneten Schredder zu vernichten. Keinesfalls dürfen die Archivdatenträger einfach entsorgt werden.
TUMexam Archivierung ab WiSe 2021
Bei Abschaltung der Instanzen eines Semesters (i.d.R. rund 1 Monat nach zentralem Notenschluss) werden die Daten offline und zugangsgeschützt durch den Betreiber von TUMexam verwahrt. Nach Ablauf der offiziellen Aufbewahrungsfrist werden die Daten sicher gelöscht. Daten eine individuelle Prüfungsleistung betreffend können innerhalb der Aufbewahrungsfrist ausschließlich vom jeweiligen Prüfer durch eine Email an support@tumexam.de unter Angabe von Instanznamen, Prüfung und Matrikelnummer angefragt werden. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen und TUM-internen Bestimmungen. Die Zustellung erfolgt elektronisch sofern datenschutzrechtlich vereinbar, andernfalls durch Zusendung eines USB-Datenträgers per Einschreiben an den jeweiligen Prüfer.
Für die Übergangszeit WiSe 2020 sowie SoSe 2021 erstellen wir auf Anfrage noch die bekannten Archivdatenträger. Unabhängig davon werden die Daten dieser beiden Semester aber zusätzlich bereits zentral archiviert.
TUMexam Archivdatenträger bis einschließlich SoSe 2021
Für WiSe 2020 sowie SoSe 2021 erstellen wir die im Folgenden beschriebenen Archivdatenträger nur noch auf Anfrage. Unabhängig davon werden die Daten dieser beiden Semester aber zusätzlich bereits zentral archiviert — um den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nachzukommen, müssen Sie also nichts weiter unternehmen. Um für diese Semester einen Archivdatenträger erstellen zu lassen, senden Sie bitte eine Anfrage an support@tumexam.de, welche den Namen Ihrer Instanz enthält, z.B. 2021ss-IN-GRNVS.
Je nach Größe der Datenmenge verwenden wir besonders haltbare M-DISCs mit 4,7GB, 25GB oder 100GB Kapazität. Erstere können in beliebigen DVD-Laufwerken gelesen werden. Die größeren Varianten benötigen BluRay-Laufwerke.
Die Archivdatenträger sind so ausgelegt, dass sie auch in Jahren noch problemlos von jedermann ausgelesen werden können. Dies wird einerseits durch die besonders haltbaren M-DISCs gewährleistet, die die Haltbarkeit konventioneller CDs/DVDs und auch von Festplatten oder Flashlaufwerken um ein Vielfaches übertreffen. Andererseits gewährleisten die optischen Datenträger eine Abwärtskompatibilität — moderne BluRay-Laufwerke lesen auch heute noch konventionelle CDs aus dem Jahr 1981. Hinzu kommt die gewünschte WORM-Eigenschaft (Write Once Read Many) von einmal beschreibbaren optischen Datenträgern: Es geht um die langfristige Archivierung ohne Möglichkeit zur Manipulation.
Wo finde ich kompatible Laufwerke?
Grundsätzlich sind die Archivdatenträger in jedem handelsüblichen DVD- bzw. BluRay-Laufwerk auslesbar. Natürlich erfordert ein 100GB großer Datenträger ein BluRay-Laufwerk, das mehrschichtige Datenträger auslesen kann. Weitere Anforderungen existieren nicht.
Die in der Druckerei der Fakultäten für Mathematik und Informatik bereitgestellte Scanstation verfügt über ein entsprechendes Laufwerk.
Alternativ empfehlen wir die Beschaffung eines LG Electronics BU40N sowie eines passenden USB-Gehäuses, z.B. dem Delock 42595. Die Kosten hierfür liegen bei rund 100 EUR.